Tag 20: Die „Netiquette” für das Schreiben und Beantworten von E-Mails

Ein Betreff, welcher klar auf den Inhalt schließen lässt, gehört nicht nur im geschäftlichen Bereich zum Um und Auf. Zum einen hat der Betreff auch Einfluss, ob und wann Ihre E-Mail gelesen wird, zum anderen erleichtert er dem Empfänger, eine einmal abgelegte Nachricht schneller wiederzufinden.

Alles in Großbuchstaben – nein! Nicht nur aus Gründen der Lesbarkeit, sondern vor allem aus Höflichkeit. In Großbuchstaben Geschriebenes wirkt wie Schreien in einem direkten Gespräch.

Alles in Kleinbuchstaben zu schreiben, war insbesondere zu Beginn der „E-Mail-Zeit“ sehr verbreitet. Mittlerweile glücklicherweise weniger. Kleingeschriebenes ist nicht nur schwieriger lesbar, sondern vermittelt bei manchem Empfänger auch Zeitnotstand des Absenders, auch geringere Wertschätzung.

Cc-Funktion mit Vorsicht nutzen

Die Cc-Funktion ist an sich sehr nützlich – z. B. für die Korrespondenz in einer Projektgruppe oder im Freundeskreis. Doch sie wird ebenso häufig missbraucht.  Es gilt unbedingt zu vermeiden, einfach mal „zig“ Personen in den Cc-Verteiler zu setzen. Insbesondere dann, wenn diese nichts miteinander zu tun haben. Niemanden freut es sonderlich, wenn seine E-Mail-Adresse für alle sichtbar in Massen-E-Mails auftaucht, aus denen andere dann z. B. auf private oder geschäftliche Kontakte schließen können. Dann besser die Bcc-Funktion nutzen. Das Gleiche gilt für die Funktion „Allen antworten“. Auch diese sollte mit Bedacht genutzt werden.

Emoticons – ja und nein: Sie kennen Sie sicher, die sogenannten Emoticons wie z. B.  🙂 😉 😦
Diese können eine E-Mail auflockern. Aber sie sind in Geschäfts-E-Mails nur sparsam zu verwenden.

Absätze wirken Wunder:  Sparen Sie nicht mit Absätzen in einer E-Mail. Absätze erhöhen die Übersichtlichkeit und somit die Lesbarkeit.

Mit den meisten E-Mail-Programmen lässt sich eine Nachricht als dringend für den Empfänger kennzeichnen. Nutzen Sie diese Kennzeichnung mit Bedacht und nur dann, wenn die E-Mail wirklich dringend ist.  Wenn man diese Kennzeichnung missbraucht – also öfter Nachrichten damit gekennzeichnet werden, die nicht dringend sind –, dann kann man beim Empfänger an Glaubwürdigkeit einbüßen.

Eine Signatur – also die Absenderdaten – in jeder E-Mail gehört heute zum Standard, vor allem im Geschäftsbereich. In die Signatur gehören Daten wie Adresse und Telefonnummer.  So hat der Empfänger stets mehrere Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten, und muss sich beispielsweise die Telefonnummer nicht erst mühsam irgendwo raussuchen.

Guten Tag,  Frau Mustermann, Guten Tag,  Herr Müller,

Bei männlichen und weiblichen Empfängern ist es üblich die Frau zuerst zu nennen – es sei denn, es gibt ein starkes Hierarchie-Gefälle: Werden Chef und dessen Assistentin adressiert, wird trotzdem der Chef zuerst genannt.

Die förmlich korrekte Anrede endet übrigens immer mit einem Beistrich. Nach der Leerzeile wird dann das erste Wort des Einleitungssatzes klein geschrieben – sofern es sich natürlich nicht um ein Hauptwort  handeln 😉

Lockere und moderne Anrede-Alternativen (zu „Sehr geehrte …“)

Guten Tag, Herr Müller,

Guten Tag, Frau Mustermann,

Hallo Herr Müller,

Hallo, liebe Frau Mustermann,

Lieber Herr Müller,

Die etwas antiquiert wirkenden Formeln „Werter Herr Müller“ oder „Verehrte Frau Mustermann“ sollten Sie gar nicht einsetzen. Vor allem die erste Form ist häufig ironisch gemeint, so wie generell übertriebene Freundlichkeit.

Anrede-Formen, wenn Ihnen der oder die Namen der Empfänger unbekannt sind:

Guten Tag,

Hallo zusammen,

Liebe Kollegen,

Liebes Telenova-Team,

Wenn jemand konkrete Fragen zum Thema Texten hat: einfach E-Mail senden oder unter Kommentare posten. Ich beantworte sie gerne.  Schönes Wochenende.

 

 

 

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