Tag 6:  Einfach mal „Danke“ schreiben

E-Mails sind inzwischen neben dem Telefon das wichtigste Kommunikationsmittel in fast jedem Beruf geworden. Kein Wunder, denn sie sind schnell getippt und ermöglichen einen schnellen Informationsaustausch rund um den Globus. Leider hat die Sache einen Haken: Der E-Mail-Verkehr hat in den letzten Jahren enorm zugenommen. Und er steigt noch weiter, um durchschnittlich fünf Prozent jährlich! Neben wichtigen Nachrichten fluten hunderte Spam-Mails täglich unsere virtuellen Briefkästen, hinzukommen noch private Mails, Newsletter und so weiter. Gar nicht so leicht, da noch die wichtigen von den unwichtigen Nachrichten zu unterscheiden und nicht aus Versehen einmal zu viel auf „Löschen“ zu klicken. Wahrscheinlich können Sie selbst ein Lied davon singen, oder?

Die Folgen liegen auf der Hand: Statt wie früher verlässlich eine Antwort zu bekommen, dümpeln heute unzählige E-Mails ungelesen in Postfächern vor sich hin. Denn wer schafft es noch bei einer Schlagzahl von mehreren duzend Nachrichten alle sofort zu bearbeiten? Also markieren wir sie, legen sie uns auf Wiedervorlage – und schlimmstenfalls wandern die Mails dann nach mehreren Wochen oder Monaten in den virtuellen Papierkorb, weil das Thema längst vom Tisch ist.

Was können Sie also tun, damit die Antwortrate und -frequenz auf Ihre E-Mails drastisch steigen? Aus meiner Erfahrung ist ein origineller und witziger Betreff eine Möglichkeit, aus der Masse herauszustechen. Das passt im Beruf natürlich nicht immer.

Mit dieser Frage hat sich auch das Software-Unternehmen „Boomerang“ befasst und mit Hilfe eines Plug-ins 350.000 E-Mail-Verläufe analysiert. Das Ergebnis: Es kommt nicht auf den Betreff oder etwa die Rechtschreibung an. Entscheidend ist, wie wir unsere E-Mails beginnen und mit welcher Grußformel wir unsere E-Mail beenden! So lag die Antwortrate auf Nachrichten mit der Grußformel „Danke im Voraus“ ganze 18,2 Prozentpunkte über dem Gesamtdurchschnitt. Und das macht ganz schön was aus, wenn man bedenkt, dass weltweit etwa 204 Millionen E-Mails pro Minute versendet werden. Auch ein einfaches „Danke“ oder „Vielen Dank“ führte bereits dazu, dass der Empfänger häufiger und schneller auf die Nachricht reagierte.

Verzichten Sie bei E-Mails auch auf Einstiegssätze wie „Bezugnehmend auf unser Telefon“ oder „Gemäß Vereinbarung von …“ Auch hier können Sie ein „Danke“ ganz bewusst einsetzen: „Danke für das vorherige Telefongespräch“ oder „Danke, für Ihre E-Mail“. Das ist viel wertschätzender und freundlicher. Ganz selbstverständlich sollten Kundenanfragen mit „Danke für Ihre Anfrage“ beginnen.

Denken Sie also bei Ihrer nächsten Mail daran, einfach mal „danke“ zu sagen. Das funktioniert übrigens nicht nur digital, sondern auch am Telefon: Ein „Danke“ wertet auf und erkennt an, was der andere für uns getan hat – oder noch tun wird.

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