Der professionelle Telefonauftritt

Vereinbaren Sie aktiv Rückrufe – so behalten Sie die Initiative und können Ihre Zeit besser planen

Müssen wir für unsere Anrufer immer erreichbar sein? Nein, definitiv nicht. Geht ja gar nicht. Immerhin sitzen wir nicht immer am Schreibtisch und schon gar nicht, verbringen wir die Zeit damit auf Anrufe zu warten. Klar ist natürlich, dass wir als Unternehmen erreichbar sein müssen, sonst verlieren wir Aufträge. Kunden und Interessenten haben es nicht nötig einem Anbieter nachzulaufen, davon gibt es meist mehr als genug.  Erreichen Anrufer ihren Wunsch-Lieferanten nicht rasch, wenden sie sich schnell dem Mitbewerber zu.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Telefon rasch und kompetent beantwortet wird. Eine guter Mitarbeiter, eine gute Mitarbeiterin sind wahrlich Gold wert. Wird der Anrufer rasch und kompetent von einer freundlichen Stimme empfangen ist der erste Schritt schon mal positiv gelaufen.  Der gewünschte Gesprächspartner muss dann nicht mehr Gewehr bei Fuss stehen.

Mitarbeiter am Telefon – vor allem am Empfang – sollten wissen, wer, wann, wo erreichbar ist. Sie meinen das geht nicht? Natürlich geht das. Schließlich hat jeder einen Online-Kalender, der nur jeweils vom Inhaber gepflegt werden muss.
Wenn im Unternehmen Leseberechtigungen erstellt werden, dann ist es nicht schwierig, kompetent Auskünfte zu geben, wann der gewünschte Gesprächspartner erreichbar ist.

Ich persönlich lasse immer konkrete Rückrufe vereinbaren. Mir ist es lieber, wenn ICH es mir einteilen kann, wann und in welcher Reihenfolge ich dann diese Rückrufe durchführe.  Ab und zu höre ich in meinen Seminaren Aussagen wie: „Ich kann doch nicht jeden Anrufer Rückrufe anbieten. Wann soll ich die denn abarbeiten?“
Tja und wie soll ich mit den permanenten Anrufen umgehen, die immer wieder erfolglos versuchen mich zu erreichen und die dann womöglich genervt aufgeben?

Meine Mitarbeiter orientieren sich an meinem Kalender und bieten nur Rückrufe an, die ich auch zuverlässig einhalten kann. Mittlerweile werden mir diese Anrufe sogar in meinen Outlook-Kalender eingetragen, damit ich ja keinen Anruf vergesse.

„Huber. (Anrufer erkundigt sich nach Herrn Meier)  – Nein, Maier ist nicht da. – Tschüs.“ Aufgelegt.

Mit ungläubigem Staunen legt man selbst den Telefonhörer auf und wundert sich, dass in den Unternehmen immer noch so wortkarge Mitarbeiter ans Telefon gehen. Wer in dieser knappen Form Kunden oder andere Partner am Telefon abfertigt, geht ein hohes Risiko ein. Der Eindruck, der dabei zurückbleibt, ist oft verheerend. Denn wer am Telefon so unpersönlich und unfreundlich behandelt wird, dem wird es als Kunde kaum besser gehen, dürften die meisten Anrufer vermuten.
Melden Sie sich immer klar, deutlich und vollständig. Ich empfehle, zum Familiennamen auch den Vornamen zu sagen. Das wirkt persönlicher, offener, freundlicher und auch kompetenter. Dabei kann man Worthülsen wie „Mein Name ist …“  oder „Sie sprechen mit „ wirklich verzichten. Aber bitte immer in der richten richtigen Reihenfolge: der Vorname heißt nicht umsonst Vorname und steht VOR dem Familiennamen.

Beste Grüße

!lse Wagner

http://www.telenova.at

 

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s