Ihr gewünschter Ansprechpartner ist bis 12. September auf Urlaub …

Diesen Artikel habe ich aufgrund eines bzw. mehrerer aktueller Vorfälle spontan geschrieben bzw. schreiben müssen, weil ich es schlicht nicht aushalte, was ich da am Telefon zu hören bekomme: gerade vor fünf Minuten habe ich bei einem IT-Dienstleister angerufen, der Microsoft und SAP Projekte bei großen Firmen realisiert. Ich wollte den Geschäftsführer sprechen.

Die Dame, die das Telefon abhob, gab mir umgehend die Information: „Herr X ist die nächsten 14 Tage auf Urlaub.“ Gut, denke ich mir, das hat er sich sicher verdient, ich freue mich für ihn. Aber was passiert in diesen 14 Tagen mit Anfragen von Kunden und Interessenten? Nämlich dann, wenn nicht einmal nachgefragt wird, ob und wie man denn weiterhelfen kann. Ist 14 Tage auf Urlaub. Punkt und aus.

Also ich könnte mir das nicht leisten und ich finde diese Reaktion „grob fahrlässig“. Dabei darf man wahrscheinlich im Falle dieser Mitarbeiterin nicht einmal ihr die Schuld daran geben. Sie hat sich offensichtlich gar nichts Böses dabei gedacht. Schließlich stimmt es ja, dass der Chef, Vertriebsleiter, oder wer auch immer, auf Urlaub ist.

Hier meine Tipps für den Umgang mit „Kollege/Chef ist auf Urlaub“:

Richten Sie keine Abwesenheitsnotizen für E-Mails ein: Warum nicht? Ganz einfach deshalb, weil womöglich der Empfänger dieser Antwort denkt, aha der ist auf Urlaub, dann rufe ich halt bei Anbieter X an. Gerade in Märkten, wo Angebote und Dienstleistungen austauschbar sind (so wie bei uns), kann eine persönliche Bindung an einen Gesprächspartner schnell auch negativ sein, weil der Kunde nur diesen Gesprächspartner sprechen will.

Das habe ich selber erlebt, als ich eine Anfrage an mein bevorzugtes Reisebüro schrieb und folgende E-Mail-Antwort von der Betreuerin erhielt: „Ich bin bis … auf Urlaub und ab … wieder für Sie erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich an …“ Wollte ich aber nicht und habe umgehend bei einem weiteren Reisebüro angefragt, mit dem ich ebenfalls gute Erfahrungen hatte.

Leiten Sie E-Mails einfach an das Sekretariat weiter, damit diese es beantworten oder im Falle von interessanten Anfragen, gleich direkt Kontakt aufnehmen kann.

Zum Beispiel so:

„Danke für Ihr E-Mail an Frau Wagner. Sie ist bis nächste Woche auf Urlaub. Wenn Sie mir nähere Infos geben, kann ich Ihnen (oder jemand anderer) gerne weiterhelfen. So verlieren Sie keine interessanten Anfragen.

Am besten Sie prüfen sofort, wie bei Ihnen in der Firma mit dieser Situation umgegangen wird. Wenn falsch reagiert wird, dann liegt es oft nicht am „Nicht wollen“ sondern schlicht und ergreifend am „nicht besser wissen“.

In meinem Seminar „5* Service am Telefon“ erhalten Sie Tipps rund um das Thema professionelles Telefonieren. Sie erfahren unter anderem, welchen Einfluss Ihre Stimme auf das Gespräch hat und wie Sie am Telefon rüber kommen.

Ich freue mich auf Sie.

!lse Wagner

PS: Welche positiven oder auch negativen Erfahrungen haben Sie gemacht? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Beispiele und Empfehlungen 🙂 

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