Kompetenz im Sekretariat – zwei sehr unterschiedliche Erfahrungen

Vorige Woche habe ich zwei interessante und gänzlich unterschiedlich Erfahrungen mit Sekretärinnen gemacht: Bei der ersten Sekretärin die ich anrief und den Chef verlangte erfuhr ich: „der ist nicht da.“ Pause. Okay, denke ich mir, da bekomme ich offensichtlich keine Information freiwillig, da muss ich anchbohren. Also frage ich: „Wann wird er denn wieder erwartet?“ Darauf die Sekretärin: „Das weiß ich nicht.“ Pause.

Diese Situation kennen Sie sicher, oder? Da muss man also jemanden die Würmer aus der Nase ziehen. Man hat den Eindruck, da hat jemand kein Interesse aktiv Informationen zugeben und wirkt damit unfreundlich und wenig engagiert.

Kurz darauf erlebe ich genau das Gegenteil: Ich bin wieder dabei einen Anruftermin einzuhalten und verlange meinen gewünschten Gesprächspartner, den Geschäftsführer der Firma. Die engagierte Mitarbeiterin sagt mir unaufgeforder: „Er ist im Moment in einer Besprechun, Frau Wagner, ich schaue gleich in seinen Terminkalener wie lange diese dauern wird. Also wenn sie es ab 11:00 probieren, da schaut es ganz gut aus. Ich werde ihm ausrichten, dass Sie angerufen haben.“ Wow. So kann das auch gehen.

Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Chef und Sekretärin zusammenarbeiten, miteinander sprechen und gut organisiert sind. Der Aufwand? Gering. Die Wirkung: enorm.

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